I Musei Reali di Torino e coMwork a RO.ME

Roma, Museo dell’Arte Classica della Sapienza, 17 novembre: sul palco della Sala Partenone prendono posto Rossella Arcadi, Giuseppina Mussari e Stefania Vecchio per raccontare al pubblico gli sviluppi del progetto di trasformazione digitale dei Musei Reali di Torino.

GODigital! è il titolo del progetto, molto ambizioso, che è stato avviato con la partecipazione al bando SWITCH indetto dalla Fondazione Compagnia di San Paolo nel 2020: un primo resoconto del progetto e del contributo di coMwork l’abbiamo dato nel mese di aprile in questo articolo.

L’incontro di Roma è stata un’eccellente occasione per presentare pubblicamente l’avanzamento delle attività previste dal progetto, e per un approfondimento dedicato alla soluzione di un problema che appesantisce – perché dispendioso in termini di lavoro e di risorse umane – le attività dello staff di un museo: la gestione della concessione dei diritti di utilizzo delle immagini.

Proprio per risolvere questo problema stiamo sviluppando, secondo le indicazioni dei Musei Reali di Torino, l’applicazione Rightly – legata alla nostra piattaforma Museum -, che servirà appunto ad automatizzare i processi di gestione della concessione delle immagini.

La presentazione iniziale è toccata a Rossella Arcadi – responsabile del progetto GODigital! dei Musei Reali di Torino – che ha raccontato quanto può essere significativa e impattante la trasformazione digitale per un Ente culturale: comporta infatti innanzitutto una serie di iniziative di formazione e coinvolgimento di tutto lo staff, parallelamente all’adozione e implementazione degli strumenti tecnologici innovativi, perché questi strumenti possano essere utilizzati in tutto il loro potenziale.

E nel caso dei Musei Reali la digitalizzazione è davvero spinta: nuovi applicativi gestionali per i diversi settori di attività, un cruscotto di controllo, una piattaforma per il Customer Relationship Management, segnaletica digitale e totem nelle sale, novità nel sito internet, app per i visitatori e gamification. Sappiamo bene quanto un progetto di questa ampiezza comporti una rivoluzione per un’organizzazione come quella di un museo.

Giuseppina Mussari – direttrice della Biblioteca Reale – è poi entrata nel merito dei processi di gestione della concessione dei diritti delle immagini delle opere conservate negli enti culturali pubblici. Ha innanzitutto esposto i riferimenti normativi: l’articolo 108 del Codice dei Beni Culturali, e il successivo Decreto cosiddetto “Art Bonus”; in base a queste norme, è necessaria un’autorizzazione per l’utilizzo delle immagini in tutti i casi: non solo a scopo commerciale – nel qual caso la concessione è soggetta a tariffazione – ma anche per motivi di studio, quando l’utilizzo è gratuito.

Successivamente ha chiarito quale è la procedura attuale per un utente che vuole richiedere un’immagine.

Senza entrare ulteriormente in particolari, la dottoressa Mussari ha spiegato che attualmente una singola richiesta di concessione richiede dei tempi di lavorazione da parte dei funzionari preposti variabile tra 90 e 180 minuti – al netto di eventuali necessità di nuovi scatti o campagne fotografiche -, mentre il tempo di attesa dell’utente varia da un minimo di 8 ad un massimo di 37 giorni, a seconda del tipo di richiesta e dell’uso delle immagini: tempi che rappresentano evidentemente un ostacolo all’efficacia delle attività, e un costo significativo in termini di ore-uomo per la direzione dell’ente.

Da queste analisi e considerazioni ha preso le mosse – nei mesi scorsi – il lavoro di sviluppo di un’applicazione che potesse automatizzare questi processi, liberando risorse da impegnare in altre attività e portando di conseguenza vantaggi di efficienza e di economia all’istituzione culturale e al museo: dalla collaborazione con coMwork per il progetto GODigital! è nata quindi Rightly, che risponde proprio a questo scopo.

La presentazione del progetto Rightly è toccata a Stefania Vecchio, fondatrice di coMwork, che ha descritto dettagliatamente il funzionamento dell’applicazione.

Rightly nasce come estensione della nostra piattaforma Museum, e renderà disponibili agli utenti le immagini delle opere registrate nel catalogo. I funzionari del museo potranno scegliere il layout grafico delle immagini disponibili e configurare tutte le diverse tipologie di concessione e le relative tariffe, sia all’interno dei campi già presenti nell’applicazione sia aggiungendone di nuovi.

Le richieste di concessione standard verranno gestite in automatico, mentre quelle personalizzate potranno essere gestite attraverso un processo manuale: tutte le richieste dell’utenza infatti verranno presentate in un report nelle pagine di riepilogo.

Per rispettare tutti i passaggi formali previsti dalle norme, Rightly sarà integrabile con il protocollo GIADA e con il sistema PAGOPA: questo permette di automatizzare tutti i passaggi e di alleggerire il carico di lavoro del personale preposto.

Lato utente, le immagini potranno essere ricercate online nel catalogo mediante diverse chiavi di ricerca: una volta trovate, le immagini vengono aggiunte al carrello; dopo la registrazione, l’utente può procedere al pagamento – se necessario – e scaricare le immagini e le relative autorizzazioni. Analizzando questi processi e confrontandoli con quelli attualmente in uso, si stima che il risparmio in termini di tempi di lavoro per lo staff dell’istituzione potrà raggiungere il 70%, con tutti i benefici che questo comporta.