Il progetto GoDigital! dei Musei Reali di Torino: il nostro contributo

Esattamente un anno fa, in pieno lockdown, la Fondazione Compagnia di San Paolo ha pubblicato il bando SWITCH: offriva un’opportunità unica per avviare un percorso di innovazione e trasformazione digitale nel settore della cultura. Questi erano gli obiettivi del bando:

• promuovere la cultura della pianificazione strategica attraverso la definizione di un piano dell’innovazione pluriennale e integrato alla strategia complessiva dell’ente;
• favorire lo sviluppo e la diffusione della cultura e delle competenze dell’innovazione negli enti culturali;
• contribuire alla sostenibilità economica degli enti attraverso la realizzazione di un piano dell’innovazione basato sull’efficientamento gestionale e/o la capacità di generare nuove entrate;
• favorire una maggiore contaminazione tra il mondo tecnologico e quello dei beni culturali per giungere ad un paradigma condiviso per un’efficace gestione tecnologica e interpretazione digitale del patrimonio culturale.

Un piano strategico per la trasformazione digitale

Grazie a questo bando, i Musei Reali di Torino hanno dato avvio al progetto GoDigital!: non la semplice adozione di un’app o di un sistema tecnologicamente strabiliante, ma un progetto pluriennale di trasformazione digitale, trasversale a tutte le aree di lavoro, accompagnato da un percorso di capacity building per lo staff del museo.

Anche nel settore della cultura e dei musei la Trasformazione Digitale pare essere ormai diventato un mantra: dai webinar sui social a eventi internazionali in streaming, dalla realtà aumentata alle app.

In realtà, una delle migliori definizioni in circolazione descrive la trasformazione digitale come l’azione di un cambiamento profondo del modo di lavorare di un’organizzazione, affinché possa sopravvivere e prosperare nell’era di internet.

Il progetto GoDigital! dei Musei Reali di Torino ci è parso da subito lungimirante, appassionante e portatore di una grande scommessa: un vero progetto di innovazione profonda e radicale a cui noi di coMwork stiamo collaborando sin dall’inizio.

Certamente, l’aver colto appieno la richiesta della Fondazione ci ha permesso di risultare tra i 5 finalisti, dopo un percorso in due tappe impegnative.

Cosa abbiamo fatto

Abbiamo iniziato a lavorare sul progetto GoDigital! affiancando i Musei nella predisposizione e stesura del progetto.

Abbiamo suggerito un approccio specifico, immediatamente condiviso dalla Direzione dei Musei: non immaginare a priori delle soluzioni tecnologiche a problemi specifici, ma procedere con un’analisi ampia e approfondita – a 360° – dei processi messi in atto nelle attività dell’istituzione; e disegnare i flussi di lavoro attraverso delle survey con le figure chiave dei processi.

I diversi processi sono stati descritti sistematicamente, indicando per ciascuno lo scopo, gli input e l’output, le risorse coinvolte, il supporto tecnologico utilizzato, i diversi passi del flusso, le criticità e la severità di ciascuna criticità.

Dall’analisi dei processi siamo passati alla definizione della gap analysis, nella quale sono state individuate soluzioni per mitigare o risolvere le diverse criticità riscontrate.

Nel quadro del piano triennale strategico dei Musei Reali di Torino, abbiamo individuato in stretta collaborazione con la Direzione le priorità e le milestones del piano di innovazione: questo si è tradotto in un progetto ambizioso, con analisi dei costi e dei ricavi che il progetto avrebbe potuto produrre. Dal piano di innovazione sono stati successivamente definiti gli obiettivi e i risultati del progetto GoDigital!, interamente finanziato da Fondazione Compagnia di San Paolo, che ha preso le mosse all’inizio del 2021.

Il più ambizioso e determinante tra gli obiettivi del progetto è certamente lo sviluppo di una cultura digitale personale e comune a tutte le aree organizzative del Museo. L’altro grande impegno è la realizzazione dell’ottimizzazione dei servizi, dei processi e dei sistemi a supporto della governance del museo. I nuovi strumenti che saranno implementati, dal CRM, al cruscotto di controllo, dal nuovo sito web alla gestione digitale delle concessioni fotografiche, dovranno integrarsi tra loro e con i sistemi già in uso, in un disegno strategico allineato con gli obiettivi del museo per i prossimi tre anni.

Il nostro contributo al progetto è stato, e continuerà ad essere nei prossimi mesi, un contributo discreto: l’obiettivo è accompagnare le persone in questa trasformazione, sostenendole senza prevaricarle nelle impegnative attività che affronteranno.

Dopo 12 mesi di stretta collaborazione con i Musei Reali di Torino, siamo sempre più convinti che la trasformazione digitale nei musei sia necessaria. Faticosa certamente da realizzare, ma sicuramente alla portata di tutte le persone che vorranno ingaggiarsi per affrontare il cambiamento.

Noi ci siamo, tu sei pronto? E allora contattaci!