Negli ultimi quindici anni gli investimenti messi in atto da soggetti pubblici e privati per la digitalizzazione e la condivisione in rete del patrimonio culturale sono stati ingenti. Ciò nonostante, soltanto pochi musei sono stati in grado di condividere tutti i loro contenuti digitali e rendere accessibile la conoscenza del loro patrimonio al pubblico diffuso, al di là di ricercatori, curatori e addetti ai lavori. Perchè?
Le ragioni sono tante e tra queste il report della Commissione Europea del 2015 indica anche la mancanza di soluzioni tecnologiche adeguate. Cosa significa? Nei nostri musei sono spesso utilizzati sistemi informativi che consentono di gestire il catalogo delle opere del museo. Allineati o meno con gli standard ministeriali ICCD (Istituto del Catalogo e della Documentazione) offrono ai musei la possibilità di registrare molte informazioni sulla storia delle opere e degli oggetti, ma troppo spesso sono accessibili soltanto dallo staff del museo e non consentono la pubblicazione sul web, se non con l’intervento di ulteriori applicativi e risorse.
Alla molteplicità dei software utilizzati e alla precarietà di pc e server come spazi di archiviazione corrisponde in via diretta una frammentarietà delle informazioni e dei dati, con ricadute inevitabili sull’efficienza del lavoro dello staff del museo, e conseguente impiego di molto tempo e ingenti risorse, che potrebbero essere altrimenti ottimizzati.
Più in generale non vengono sfruttati i vantaggi offerti dal cloud in termini di sicurezza (è molto facile perdere dati, informazioni e materiali per guasti tecnici di computer e server, mentre il cloud garantisce l’archiviazione sicura e costantemente aggiornata) e in termini di grandi spazi a costi contenuti che permettono lo storage di tutti i materiali in un unico posto.
Da tutto ciò è nata l’idea di coMwork, un sistema che integra in un unico ambiente molte delle funzionalità che oggi sono possibili solo grazie all’uso di innumerevoli applicazioni. Concepita e realizzata come strumento innovativo capace di rispondere alle diverse esigenze di chi lavora in museo
A @Lubec 2017 abbiamo lanciato la versione Beta che molti musei hanno chiesto di testare. Questi mesi di test sono stati preziosi per perfezionare e implementare le funzionalità di coMwork e rispondere alle necessità dei musei.
Per poter lavorare in maniera efficiente, i musei hanno bisogno di:
– avere sempre facilmente a disposizione i dati di catalogo delle opere e di poterli aggiornare velocemente senza l’uso di diversi applicativi;
– gestire i prestiti, le mostre, i depositi, i restauri, la movimentazione, il trasporto, la conservazione preventiva, ma anche la gestione degli spazi espositivi, il monitoraggio microclimatico degli stessi e tutta la documentazione relativa a queste pratiche;
– inserire i dati delle opere in una richiesta di restauro o nella scheda per il prestito dell’opera a una mostra o ancora nel layout per le nuove didascalie, per inviarli con facilità e immediatezza;
– avere a portata di mano le immagini e le risorse digitali collegate alle opere o agli eventi del museo;
– trovare rapidamente l’immagine ad alta risoluzione di un’opera da inviare alla casa editrice che sta editando il catalogo di una mostra, oppure da inviare ad uno studioso che ne ha fatto richiesta;
– pubblicare facilmente il proprio patrimonio di opere sul proprio sito web, di condividerlo sui social network.
Per poter accogliere la sfida del digitale e trasformarla in un’opportunità di semplificazione del lavoro e di audience development, i musei oggi hanno la necessità di avere un’unica soluzione con la quale poter gestire le informazioni sulle opere, la pubblicazione on line, la conservazione e l’accesso alle risorse digitali e anche le attività di gestione delle collezioni. Il tutto garantito da rischi di perdita delle informazioni, grazie allo storage in cloud.
Il cloud offre la possibilità di archiviare tutti i materiali (immagini, video, audio…) e le informazioni indipendentemente dai nostri hardware, eliminando il rischio di guasti tecnici, e assicurando che il backup e l’aggiornamento dei dati vengano fatti costantemente in modo automatico e sicuro.
La rivoluzione digitale dei musei, dunque, è integrata e va contemporaneamente sia in direzione di un lavoro semplificato e più efficiente dello staff del museo, sia di una valorizzazione e comunicazione del patrimonio condivisa, partecipata e collaborativa.
Per tutto questo abbiamo messo a punto coMwork che presentiamo nella versione 1.0 dal 21 al 23 marzo al Salone del Restauro di Ferrara 2018. coMwork 1.0 è pronta e voi?