Negli ultimi anni sempre più musei hanno iniziato a migrare i loro dati su sistemi gestionali, soprattutto in vista della possibilità di pubblicarli più facilmente sul loro sito internet.
Ma l’accessibilità delle informazioni non dovrebbe essere l’unica ragione valida per decidere di passare da un foglio Excel ad un sistema gestionale.
Foglio Excel? Sì, moltissimi musei hanno avviato progetti di catalogazione e digitalizzazione delle proprie collezioni utilizzando proprio Excel. Non avrei mai pensato che il mitico foglio di calcolo fosse l’applicativo più diffuso nei musei per catalogare, inventariare, gestire le collezioni.
Sul campione di dati visti, analizzati o importati in questi ultimi mesi, Excel risulta l’applicazione più utilizzata. Ben il 60% dei musei lo utilizza per un numero di record pari al 43% di oltre 625.000 record.
Una migliore gestione delle informazioni oggi, e soprattutto domani, dovrebbe essere una delle motivazioni principali per avviare una migrazione di dati da Excel verso sistemi più sicuri, accessibili e interoperabili.
Excel non è certo l’applicazione migliore che un museo possa utilizzare e se non ci credete, date un’occhiata all’European Spreadsheet Risk Interest Group (ebbene sì, esiste anche un gruppo del genere) che pubblica storie di errori che capitano a chi fa un utilizzo inappropriato dei fogli di calcolo.
Perché reinventare la ruota ?
Molti musei che decidono di utilizzare Excel non lo fanno per motivi economici (gli applicativi nazionali o regionali sono gratuiti). Lo fanno perché pensano di non aver bisogno di sistemi complessi con molti campi o strutture rigorose per gestire le informazioni.
Ma non appena iniziano a organizzare il loro foglio di lavoro si scontrano con i problemi che già altri prima di loro hanno incontrato. Come indico le misure? Un campo unico oppure inserisco un campo per ogni dimensione? E se voglio aggiungere le misure di un componente? Duplico tutti i campi misure? O peggio: come indico le citazioni bibliografiche?
Alla fine, per non creare un foglio Excel con più di cento colonne, e quindi avvicinarsi alla strutturazione delle informazioni prevista in sistemi esistenti, si opta per una semplificazione estrema. Le celle vengono utilizzate come campi testuali e all’interno si inseriscono informazioni di ogni genere senza alcun controllo lessicale o morfologico.
Ultima colonna, immancabile, è quella delle “Note”, nella quale vengono riversate informazioni di ogni genere, anche quelle che forse si sarebbero potute inserire in colonne precedenti.
Questa è la situazione peggiore: praticamente risulta quasi impossibile recuperare le informazioni in modo integrale, se non a costi elevatissimi di data cleaning e creazione di script.
Effetto IKEA
Altra situazione da evitare. Poniamo che il foglio creato da un collega conservatore mi risulti troppo articolato. Allora decido di creare un mio file Excel, copiando solo alcune delle colonne – tipicamente numero di inventario, oggetto, titolo, autore – e aggiungendo solo le colonne che servono strettamente a me e al mio lavoro, perché magari gestisco i prestiti o i depositi esterni, oppure annoto i restauri. In questo modo penserò di avere un file agile da utilizzare come voglio, senza tutte quelle colonne che apparentemente non mi servono.
Il risultato finale è anche peggio del precedente, perché è necessario un lavoro quasi manuale per andare a raccordare tutti i dati sparpagliati nei diversi fogli. I vari record, infatti, non dispongono mai di un numero identificativo se non quello dell’inventario, che notoriamente in molti casi non è univoco.
Non uno, ma due, cinque, venti file!
Non contenti dell’effetto IKEA, molti musei organizzano anche le varie collezioni in fogli Excel completamente diversi fra loro. All’interno di questi la stessa informazione è strutturata e fornita in maniera differente a seconda della collezione.
Mi riferisco, per esempio, alla collocazione delle opere o dei reperti, o alle modalità di acquisizione. In un sistema gestionale questi dati diventano importanti punti d’accesso per il recupero delle informazioni e devono essere inevitabilmente uniformati per restituire tutti i risultati in modo univoco.
A questa moltiplicazione si aggiungono i mitici “aggiornamenti“: file Excel che provengono da sistemi più articolati – normalmente sistemi regionali o nazionali – dai quali viene estrapolata solo una parte di informazioni, poi aggiornate direttamente in Excel. Questi file “aggiornamenti” devono poi essere reimportati nel sistema e andare a sovrascrivere file strutturati.
Valutare i pro e i contro
Perché non avere tutti i dati ordinati in un unico sistema, facilmente accessibile da tutti ovunque e in qualsiasi momento, senza dover ricorrere a soluzioni fai da te che si riveleranno nel tempo più onerose di altre?
Prima di iniziare a inventariare o catalogare le tue collezioni, o magari anche adesso che hai già archiviato i tuoi dati su magnifici fogli Excel, prova a elencare i vantaggi e gli svantaggi che diverse soluzioni ti offrono.
Prova a pensare a chi può avere accesso ai tuoi file, alla possibilità di lavorare insieme, di pubblicare online il risultato di tanto lavoro. Prova, insomma, a fare una valutazione seria perché le tue scelte odierne avranno un impatto anche sul lavoro di chi verrà dopo di te e dovrà prendersi cura del patrimonio a te oggi affidato, patrimonio culturale ma ormai anche digitale.
Se hai bisogno di aiuto o vuoi scoprire di più sul sistema gestionale Museum non esitare, contattaci e saremo lieti di valutare insieme a te vantaggi e svantaggi.