Un museo non si occupa solo di custodire opere d’arte ma custodisce schede, documenti, immagini digitali e tutte le informazioni che compongono la memoria delle collezioni. Perché questo patrimonio sia davvero fruibile, è necessario che i dati siano completi, corretti e organizzati.
Nella pratica, però, i musei spesso si trovano a gestire dati raccolti in tempi e modi diversi: campagne di catalogazione condotte in periodi differenti, file distribuiti su supporti eterogenei, software non più aggiornati o formati tra loro incompatibili. Ne deriva un insieme frammentato e difficile da consultare, che ostacola una visione unitaria e affidabile delle collezioni.
La migrazione dei dati
Per superare questi limiti, la migrazione dei dati verso una piattaforma unificata rappresenta un passaggio fondamentale. Consente infatti di centralizzare le informazioni e renderle coerenti, preservando il valore e la precisione dei contenuti.
Il processo prevede diverse fasi, note come ETL (Extract, Transform, Load):
- Estrazione dei dati dai sistemi di origine;
- Pulizia e normalizzazione per eliminare errori, duplicazioni o incongruenze;
- Mappatura e trasformazione per adeguare i formati alla struttura di destinazione e garantire il corretto trasferimento dei dati;
- Caricamento nella nuova piattaforma e successivi test di verifica.
Ogni fase richiede estrema attenzione, perché la perdita o l’alterazione anche di una minima parte dei dati può compromettere la qualità complessiva del patrimonio informativo.
I dati dei musei possono provenire da fonti molto diverse: fogli elettronici come Excel, database come Access o FileMaker Pro, software specialistici come SigecWeb, SIRBeC, Museum Plus, sistemi di gestione documentale come Sebina o piattaforme web come WordPress, e in alcuni casi anche semplici documenti in Word o pdf. Qualunque sia il punto di partenza, l’obiettivo resta lo stesso: rendere i dati accessibili, consistenti e pronti a supportare le attività del museo.
I vantaggi per i musei
Una migrazione dei dati ben pianificata e accurata porta benefici significativi:
La disponibilità di un patrimonio digitale strutturato, ordinato e affidabile,
La possibilità di semplificare la gestione quotidiana delle collezioni,
Una maggiore efficienza operativa,
La capacità di valorizzare e diffondere i contenuti in modo più efficace.
In questo modo, i dati non sono più solo un archivio statico, ma diventano uno strumento strategico per la ricerca, la gestione interna e la comunicazione con il pubblico.
Un esempio concreto
Un caso rappresentativo è quello della Fondazione Museo Civico di Rovereto che ha scelto di affidarsi a noi per la migrazione dei suoi dati da Isiportal a Museum, il nostro software pensato e costruito ad hoc per i musei.
Oggi il museo dispone di una piattaforma più solida, capace di supportare la gestione quotidiana e di favorire una migliore accessibilità alle collezioni.